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みなさんこんにちは。nozo（@ns_good_thing）です。
私は昨年まで、約4年間大手メーカーで営業企画の仕事をしていましたが、現在はフリーランスをしています。
働き方は違えど、前職で培ったものは大きいなと最近実感しています。
今回はその中の一つ、「タスク管理の仕方」について書いてみたいと思います。
- 仕事の優先順位のつけ方がわからない
- よく業務の抜け漏れが発生する
- キャパシティを超える仕事を受けてしまい納期に間に合わないことがある
こんな方はぜひ参考にしてみてください！
タスク管理とは？
タスク管理と聞いて、何を思い浮かべますか？
タスク（task）とは、直訳すれば仕事という意味ですが、イメージとしてはもっと細かく分けられた1つ1つの「作業」といった方が近いのではないでしょうか。
そしてタスク管理とは、自分に課されているタスクについて、以下を「見える化」することです。
- どれだけの量を抱えているか
- いつまでに終えなければならないか
- どこまで進んでいるか
常にアップデートしていく必要があり、これさえ見れば自分のやるべきことが全て把握できる！という形が理想です。
タスク管理のメリット
タスク管理をすることで、以下のようなメリットがあります。
- べきことが明確になり、思考がクリアになる
- 優先順位がつけられ、無駄な作業が減る
- 進捗状況の共有がスムーズになり、効率的に仕事が進められる
タスク管理をする上では、まず自分のやるべきことをすべて書き出すところから始めます。
1つの大きな仕事も細かく分けて並べていくので、頭を整理しながら物事を順序だてて考えることに役立ちます。
さらに、最初に書き出しておくことで抜け漏れの発生も防げるので、ミスも削減できます。
すべてのやるべきことを一目で確認できるので、それぞれの作業の優先順位をつけるのもラクになるでしょう。
「やる必要がなかったのにわざわざ残業してやってしまった…」と、大切な時間を浪費してしまうのはもったいないですよね。
また私の場合、繁忙期にいろいろなプロジェクトを抱えてキャパオーバーになりかけることがよくあったので、「進捗状況をスムーズに共有するツール」としても役立ちました。
いっぱいいっぱいになり、もう一人ではダメだ…！と思ったときに、ぱっと自分のタスク管理表を見せながら、どの仕事がどれだけ遅れていて何ができそうにないのかをすぐに伝えることができるため、周囲への迷惑も最小限に抑えられます。
タスク管理方法
どんな職種・働き方であっても、人から依頼されて仕事をしている立場であれば、何らかの方法で「タスク管理」が必要なはず。
頭の中ですべて抜けもれなく把握できれいればいいですが、日々さまざまな仕事を抱える皆さんはそれも難しいのですよね。
すべてのタスクを一覧化して管理するということを大前提に、3つの管理方法を比べてみます。
メモやノートで管理
まずは最も原始的な方法。
メモ帳やノートに1つ1つ書き込んで管理します。
メリットは、以下の通りです。
- 紙とペンさえあればいつでもどこでも記入・確認ができる
- デジタル機器が苦手な人でも作れる
ただ、デメリットとして以下があげられます。
- 書くのに時間がかかる
- 修正に手間がかかる
- メモやノートを無くしてしまうと取り戻せない
エクセルで管理
次に、エクセルで管理する方法です。
エクセルでフォーマットを作り、そのファイルをアップデートしていくようにします。
メリットは以下のとおりです。
- 自由にフォーマットを作れる
- 修正や追記などにも手間がかからない
- 印刷して紙で手元においておくこともできる
一方、デメリットとしては以下があげられるでしょう。
- 基本的にはパソコンがある場合しか作業できない
ちなみに私は、会社員の頃からずっと、自分で作ったエクセルのタスク管理表を使ってタスク管理をしています。
そのタスク管理表についてのちほどご紹介するので、ぜひ読み進めてみてください！
デジタルツールで管理
最後は、インターネット上のツールやスマートフォンアプリで管理する方法です。
たくさんの機能を求めなければ、無料で利用できるツールもあるので、色々と使って比べてみるのもよいかもしれません。
- Google ToDoリスト
- Microsoft To Do
- odoist
1つずつ簡単に説明します。
Google ToDoリスト
Google ToDoリストは、Google社が提供する無料のタスク管理ツールです。
GmailやGoogleカレンダーなどのツールと同期可能。
他ツールと同様に、無駄のないシンプルなつくりで、Googleユーザーならこれ一択！
Microsoft To Do
Microsoft To Doは、Microsoft社が提供する無料のタスク管理ツール。
シンプルで使いやすく、Outlookと同期できるのはもちろん、iPhoneやAndroidとも同期できるので、PCでもスマホでも確認が可能。
Todoist
Todoistは、個人レベルのタスク管理なら無料で利用できます。
Googleカレンダーなどと同期でき、タスクの納期管理も可能。
これらのツールは、プロジェクトの進捗状況をグラフで表示してくれるなど、とても分かりやすいです。
メリットは以下のとおりです。
- PCでもスマホでも記入・確認ができる
- 普段使っている別のツール（カレンダー等）と連携ができて便利
デメリットとしては、以下のとおりです。
- クラウド上にあるのでID･パスワードなどが漏れた場合の情報漏洩リスクあり
- 決められたフォーマットのため、自由度は低い
《フォーマット》タスク管理表
先ほど少しご紹介しましたが、私はずっとエクセルのタスク管理表を使ってタスク管理をしています。
理由としては、以下の2つです。
- 自分が欲しい項目だけをあつめたフォーマットがよかったから
- 項目や納期、進め方を1ページで管理したかったから
そして、私がほしい！と思った項目は大きく分けると以下の5つです。
- プロジェクト名、タスク名
- 開始日
- 納期、納期までの日数
- 現在の状況
- タスク実行スケジュール
実際のものはこんな感じです☟
Excel版のタスク管理表は、以下の便利機能があるので管理もぐんと楽になります。
- 納期までの日数が自動計算で出る
- 状態が「確認済」になったものは自動でグレーアウトされる
- スケジュールの上に年月（〇年△月）を入力すると、自動でカレンダーが完成される
▼Excel版タスク管理表に興味を持たれた方は、以下メルカリにて販売しておりますのでぜひご覧ください。
まとめ
タスク管理は、やるべきタスクを全て可視化し、抜け漏れなく納期までに完遂するために必要不可欠な要素です。
「しっかり確認したつもりでも、抜け漏れや細かいミスが目立つ」
「自分のキャパが把握しきれず、どんどん仕事を受けてパンクしてしまいがち」
そんな方はぜひ、既定のフォーマットやツール・アプリなどご紹介したものの中から、これならできそう！と思うものを見つけて一度やってみてください。
書き出すだけでも頭が整理され、仕事の進め方に大きな変化をもたらしてくれると思います。
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